Virtuelle Assistentin werden: So startest du erfolgreich

Du möchtest Virtuelle Assistentin werden, dich selbstständig machen und stehst noch ganz am Anfang? Und jetzt stellt sich die ganz große Frage, wie das funktioniert? Die Möglichkeit zeit- und ortsunabhängig und online arbeiten zu können, macht den Beruf der Virtuellen Assistenz immer beliebter. In diesem Beitrag geht es um die Grundlagen für deinen Start: Voraussetzungen, Ämter und Behörden, Aufgaben einer Virtuellen Assistenz, Tools, Tipps und Extras für deine Selbstständigkeit.

Was ist eine Virtuelle Assistenz?

Virtuelle Assistenten sind Personen, die Aufgaben für Selbstständige, Unternehmen oder Privatpersonen erledigen, ohne vor Ort zu sein. Sie arbeiten normalerweise von einem anderen Standort aus und kommunizieren per E-Mail, Telefon oder Video-Call. Der Tätigkeitsbereich einer virtuellen Assistentin kann von der Verwaltung von E-Mails, Terminplanung, Recherchen und Dateneingabe bis hin zur Verwaltung von z. B. Social-Media-Kanälen, Buchhaltung, Kundenservice, Website-Pflege reichen. Die Zielgruppe profitiert davon, da bei ihnen meist die Zeit und/oder das Know-how fehlt. 

Wie wird man Virtuelle Assistentin?

Für den Job als VA brauchst du keine spezielle Ausbildung, es gibt aber Kolleginnen, die dir mit ihrem Angebot helfen schneller einen Überblick und eine Ausrichtung zu finden. Schau dazu gern auf meiner Seite Tipps & Tools vorbei, dort findest du einige von ihnen. Gerade beim Start hast du vielleicht noch Zeit genug für Fortbildungen – später wird es schwieriger, wenn du dir Zeit dafür freischaufeln musst. Allerdings ist oft am Anfang noch nicht so viel Budget da, um in Fortbildungen zu investieren. Trotzdem gibt es einige, auch günstige Möglichkeiten, in die Welt des Onlinebusiness hineinzuschnupppern. Hier verlinke ich dir ein paar Beispiele für günstige oder auch kostenlose Fortbildungen für den Start:

• Google Zukunftswerkstatt
• Udemy
• Oncampus

Was ist besser: Haupt- oder nebenberuflich starten?

Diese Frage steht ganz am Anfang: Starte ich mit einer haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit? Das ist immer von der persönlichen Situation abhängig – eine allgemeingültige Antwort zu finden, ist daher gar nicht so leicht. Vielleicht stellt sich bei dir die Frage auch gar nicht, da die Situation einfach da ist und es keine Wahl gibt.

Eine hauptberufliche Selbständigkeit hat für dich zur Folge, dass du deine Krankenversicherung komplett selbst finanzieren musst. Außerdem solltest du dir überlegen, wie du in Sachen Altersvorsorge vorgehen willst: Weiter in der gesetzlichen
Rentenversicherung bleiben? Alternativen suchen? Auf jeden Fall musst du dich um Rücklagen für deine Altersvorsorge kümmern.

Für die nebenberufliche Gründung spricht, dass du erstmal nebenher aufbauen kannst, sichtbar werden und Kunden finden kannst. Kranken- und Rentenversicherung wird vom Arbeitgeber übernommen. Prüfe unbedingt, ob dein Arbeitgeber die Tätigkeit erlaubt. Dieser Start bedeutet allerdings eine doppelte Belastung, wenn man Haupt- und Nebenjob unter einen Hut bringen will.

Ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoller als die Regelbesteuerung?

Diese Frage stellt sich spätestens beim Ausfüllen des Fragebogens für das FA: Kleinunternehmerregelung – ja oder nein? Viele starten mit der Kleinunternehmerregelung starten, da sie den Papierkram mit der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung scheuen. Das ist eine Frage, die jeder für sich selbst beantworten muss und die unter anderem auch vom Umsatz ab. 

Entscheidest du dich für die Regelbesteuerung, hast du den Vorteil, dass Vorsteuer bei Anschaffungen abgezogen werden kann. Außerdem sind es am Anfang meist noch gar nicht so viele  Aufträge und Zahlungseingänge – die Sache mit der Umsatzsteuer ist daher übersichtlich. 

Brauche ich einen Businessplan?

Einen Businessplan mit deinem Unternehmenskonzept brauchst du z. B. für Banken oder die Arbeitsagentur sehen wollen, wenn es darum geht finanzielle Unterstützung zu beantragen (Gründerzuschuss). Auch für dich selbst kann der Businessplan zu Beginn eine sinnvolle Organisationshilfe sein. Inhalt ist die Beschreibung des Gründungsvorhabens, unter anderem die Geschäftsidee, Gründerperson, Finanzplan, Marketing, Markt-, Wettbewerbs-, Standortanalyse. 

Welche Ämter und Versicherungen muss ich informieren?

• Gewerbeamt
  Um Rechnungen schreiben zu können, musst du dein Gewerbe anmelden. In den meisten Fällen brauchst du für die Virtuelle Assistenz ein Gewerbe – je nach Tätigkeit kann es in einzelnen Fällen auch eine freiberufliche Tätigkeit sein.
• Finanzamt
  Das Finanzamt wird nach deiner Anmeldung vom Gewerbeamt informiert und du solltest den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugeschickt bekommen.
• Krankenversicherung
  Du kannst als Vollzeit-Selbständige zwischen gesetzlicher oder privater Versicherung wählen. Diese Wahl muss jeder für sich treffen – solange du nur nebenberuflich tätig bist, bist du normalerweise über deinen Hauptjob versichert.
• Rentenversicherung
  Sie ist für dich als Selbstständige aktuell keine Pflichtversicherung – du solltest aber unbedingt an das Thema denken und entsprechende Rücklagen bilden. Lass dich unbedingt beraten!
• IHK
  wird vom Finanzamt über deine Gewerbeanmeldung informiert und meldet sich bei dir.
• Berufsgenossenschaft
  Die BG nimmt dich als Selbständiger beitragsfrei als Mitglied auf, solange du keine Mitarbeiter beschäftigst. Solltest du Mitarbeiter haben, musst du diese dort versichern.
• weitere Versicherungen
  je nach Tätigkeit solltest du über eine Haftpflichtversicherung nachdenken, ggf. auch eine Rechtsschutzversicherung

Wie erfolgt eine virtuelle Zusammenarbeit?

Die virtuelle Zusammenarbeit bietet Flexibilität und Einsparungen bei Zeit und Kosten. Es kann jedoch auch Herausforderungen wie Sprachbarrieren, unterschiedliche Zeitzonen und kulturelle Unterschiede geben, die überwunden werden müssen. Dank einer Menge Tools ist es aber meist überhaupt kein Problem mehr, an unterschiedlichen Orten zu arbeiten. Video-Calls, E-Mails, soziale Netzwerke, Projekt-Management-Tools und haben den Arbeitsalltag in dieser Form möglich gemacht. 

Es ist wichtig, ständig auf dem neuesten Stand zu bleiben, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Fortschritt des Projekts verstehen und auf der gleichen Seite bleiben. Auch klare Rollen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, die Effizienz der Zusammenarbeit zu erhöhen.

Was brauchst du, um als VA zu starten?

Zum Start brauchst du gar nicht so furchtbar viel und du musst auch nicht alles sofort perfekt beherrschen. Oft ergibt sich erst im Lauf der Zeit, was noch fehlt und wird aufgestockt. Und manches Mal merkt man später, dass am Anfang mehr als nötig angeschafft wurde, nur um gut vorbereitet zu sein. Folgende Tools sind eine Art Grundausstattung:

1. Computer oder Laptop und eine schnelle Internetverbindung: Du brauchst einen zuverlässigen Computer oder Laptop mit einem schnellen Internetzugang, um deinen Kunden effektiv und zeitnah zu kommunizieren und Aufgaben zu erledigen.
2. Schreibtisch oder Arbeitsplatz: Du solltest einen Arbeitsplatz oder Schreibtisch haben, der dir erlaubt, bequem und produktiv zu arbeiten. Denke dabei auch an deinen Rücken und eine vernünftige Sitzgelegenheit!
3. Kommunikations-Tools: Du brauchst E-Mail, Telefon und möglichst ein Video-Tool, um mit deinen Kunden zu kommunizieren.
4. Software: Du solltest in der Lage sein, verschiedene Software-Tools und Anwendungen zu nutzen, um Aufgaben effektiv erledigen und Daten verwalten zu können. Im Backoffice Bereich sind das oft die Microsoft-Programme oder Google Tools. Je nachdem welche Tätigkeiten du anbietest, können Grafikprogramme, Layoutprogramme oder ähnliches notwendig sein. Projektmanangement-Tools machen den Alltag leichter (z. B. Trello, Asana, Meistertask). Für deine korrekte Buchhaltung brauchst du ebenfalls eine entsprechende Software (bitte nicht Word oder Excel für Rechnungen). Praktisch sind auch Passwort-Manager (für deine und die Daten deiner Kunden) und Zeiterfassung.
5. Rechtliches: Informiere dich über Verträge (AV-Vertrag, Geheimhaltungsvereinbarung) und das Thema DSGVO. Gerade im Deutschsprachigen Raum wird darauf sehr viel Wert gelegt.
6. Fähigkeiten und Erfahrungen: Du solltest relevante Fähigkeiten und Erfahrungen haben, um die angeforderten Aufgaben zu erfüllen. Je mehr Kompetenzen du schon hast, desto leichter wird der Start.
7. Zeiteinteilung: Als VA solltest du ein gutes Zeitmanagement haben und in der Lage sein, deine Arbeit effektiv zu planen und zu organisieren.
8. Vertrauen und Verantwortung: Du solltest in der Lage sein, mit vertraulichen Informationen umzugehen und dir der Verantwortung bewusst sein, die mit deiner Arbeit als VA einhergeht. Das Ziel ist immer eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Was sind die Vorteile der Virtuellen Assistenz?

• ortsunabhängig Arbeiten (Homeoffice/Reisen)
• „freie“ Zeiteinteilung
• geringe Investitionskosten, um zu starten
• kein „pendeln“ zwischen zu Hause und Büro
• Flexibilität (erleichtert manches im Familienalltag)
• selbstbestimmtes Arbeiten
• neues Wissen aneignen

Gibt es auch Nachteile?

• kein gesichertes Einkommen
• Krankenversicherung / Altersvorsorge muss komplett selbst getragen werden
• kein bezahlter Urlaub
• kein Verdienst während Urlaubs-/Krankheitstagen
•  kein Austausch mit Kollegen vor Ort (wenn, dann meist eher online)
• Kosten für Steuer einplanen, um keine Überraschungen zu erleben

Welche Voraussetzungen solltest du als VA mitbringen?

• Durchhaltevermögen
• Flexibilität
• Selbstdisziplin
• Lernbereitschaft
• Eigenverantwortlichkeit
• Selbstbewusstsein
• Organisation
• ein Hang zum Umgang mit digitalen Medien
• Einstellen auf Kunden (Menschenkenntnis)

Welche Tätigkeiten kann ich als Virtuelle Assistenz anbieten?

Es kommt auf deine Fähigkeiten an, was du deinen potentiellen Kunden anbieten kannst. Jeder hat seine Stärken und Fachgebiete, je nachdem in welcher Branche du bisher unterwegs warst. Überlege dir, was du besonders gut kannst: Welche Ausbildung, Fortbildung, Studium hast du gemacht? Worin bist du gut? Was machst du gern? Wo sind deine Stärken? Welche Hobbys kannst du beruflich nutzen? Welche beruflichen Erfahrungen hast du?

Gerade am Anfang musst du nicht mit einem Riesenangebot durchstarten – auf Dauer ist es eh sinnvoll, sich zu spezialisieren. Wenn du deine „Nische“ gefunden hast, wird es leichter Kunden zu finden, die jemanden mit besonderen Qualifikationen benötigen. Und wenn du beim Start noch keine Nische hast? Macht nichts! Starte mit den Dingen, die du kannst und nimm später Neues dazu. Oft ergeben sich auch in der Zusammenarbeit mit Kunden neue Herausforderungen und spannende Aufgaben.

Beim Start solltest du dir Gedanken darüber machen, was du anbieten möchtest: Was mache ich gern? Was kann ich gut? In welchem Bereich habe ich das Potenzial, Experte zu werden? Und: Mit welchen Menschen will ich zusammenarbeiten? Was brauchen sie? Wie kann ich ihnen helfen? Sei Problemlöser: Überlege dir, was andere Menschen dich immer wieder fragen! Wo bist du immer wieder mal eingesprungen, hast anderen Tipps geben können, sie weitergebracht?

Wie finde ich Kunden und Aufträge?

Sobald du als Virtuelle Assistenz tätig bist, kannst du Freunden, Bekannten, Familie, ehemaligen Arbeitgebern von deiner neuen Tätigkeit erzählen. Oft ergibt sich schon aus der Erwähnung deiner neuen Tätigkeit als VA ein Gespräch, interessierte Nachfragen und die Gelegenheit auf schnellem Weg Kunden zu gewinnen. 

Eine weitere Möglichkeit stellen Jobportale (Agentur) dar – allerdings möchte ich dich gleich darauf hinweisen, dass die Bezahlung dort meist nicht erstrebenswert ist. 

Nutze Social-Media und erstelle dir dort Business-Profile (z. B. Facebook, Instagram, LinkedIn – je nachdem, wo deine Zielgruppe unterwegs ist.

Erstelle dir ein Portfolio mit deiner Dienstleistung, das du bei Ausschreibungen mitschicken kannst. Das ist schnell gemacht mit dem Tool Canva. Falls du das noch nicht kennst, solltest du dir das unbedingt anschauen. Canva ist auch in der kostenlosen Version schon sehr gut nutzbar.

Erstelle dir eine eigene Website: Du musst nicht sofort eine riesengroße Website erstellen – ein sogenannter „Onepager“ ist beim Start eine schnell umsetzbare Möglichkeit. Später kannst du sie erweitern und z. B. Blogartikel schreiben. Hast du schon eine Referenz erhalten? Dann baue sie unbedingt auf der Website ein. Setze SEO ein: Das erspart dir langfristig die Kundenakquise.

Netzwerke so oft es geht – online und offline

-> Überlege unbedingt, wer deine Zielgruppe ist!

Welchen Kundennutzen bringt virtuelle Assistenz?

• Aufgaben abgeben, für die dem Auftraggeber Zeit und/oder Know-how fehlen
• Zeitgewinn für das Kerngeschäft
• keine Festanstellung
• geringer Verwaltungsaufwand
• Bezahlung der produktiven Arbeitszeit
• es entfallen die monatlichen Lohnnebenkosten
• Profitieren von Erfahrung und Ideen
• es muss kein Arbeitsplatz eingerichtet werden

Welcher Stundensatz ist für eine virtuelle Assistenz angemessen?

Bei der Ermittlung deines Stundensatzes musst du einiges an Zeit und Aufwand einplanen. Auch wenn dein Business noch so klein ist: Denke unternehmerisch! Du kannst für deine Kalkulation nicht dein bisheriges Gehalt aus dem Angestelltenverhältnis als Grundlage ansetzen, denn deine Situation ist nun eine ganz andere. Beziehe bei deiner Kalkulation folgende Punkte ein: Arbeitszeit (sei realistisch!), deine Kosten (wirklich alle) und deinen angestrebten Jahresumsatz und Gewinn. Denke auch an Rücklagen für Steuer, Unerwartetes, Pläne und Zukunft. So bekommst du ein Gefühl dafür, was du pro Stunde veranschlagen musst.

Auf keinen Fall kannst du deinen Stundenlohn aus der Festanstellung als Grundlage nutzen: Hier übernimmt der Arbeitgeber z. B. die Lohnnebenkosten – die hast du ab der Vollzeit-Selbstständigkeit selbst zu tragen. Denke auch an Urlaubs- und Krankentage. Du siehst, der Stundensatz sollte auf keinen Fall zu niedrig angesetzt sein. Kalkuliere unbedingt deinen eigenen Stundensatz und schaue nicht nur, was andere VAs nehmen. 

Brauchst du mehr Infos für deinen Start als Virtuelle Assistenz?

Dann ist vielleicht mein Workbook „Selbständig als Virtuelle Assistentin“ etwas für dich. Dort findest du die hier genannten Informationen in noch detaillierterer Form, mit Links und ergänzt um meine Erfahrungen und Entscheidungen.