Sicherheit und Virtuelle Assistenz
Sicherheit in der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten
Die Zusammenarbeit von Virtuellen Assistenten und Kunden basiert in vielen Punkten auf Vertrauen. Sicherheit und Virtuelle Assistenz: Wie kann das funktionieren, wenn man sich nicht kennt, meist völlig verschiedene Standorte hat und alles online abläuft?
Die Vorstellung, jemand Unbekanntem Passwörter anzuvertrauen, Zugänge zu Website, Social Media Kanälen oder sogar Buchhaltung freizugeben ist für viele Menschen zunächst sehr befremdlich. Aber es gibt eine Menge Möglichkeiten und Tools, dies für beide Seiten sicher und komfortabel zu gestalten.
Vertrauen muss aufgebaut werden und wachsen – Tools sind sofort verfügbar und unterstützen dabei.
Zusätzlich hat die DSGVO alle nochmal in Aufruhr versetzt. Viele Dinge sind, trotz aller Aufregung, meines Erachtens wirklich sinnvoll. Darüber nachzudenken, was man mit den Daten so macht, wie man (versucht) sicherzustellen, dass Daten nicht abhandenkommen und welche Daten man benötigt kann nicht schaden…
Die Umsetzung kann zum Beispiel so aussehen, dass Kunde und VA zum Beginn der Zusammenarbeit einen Autragsverarbeitungsvertrag* und eine Geheimhaltungsvereinbarung* abschließen. Hier gibt es eine Menge Vorlagen, kostenlos wie kostenpflichtig. Ich habe meine Unterlagen bei Lawlikes* erworben.
Je nach Art und Umfang der Zusammenarbeit können auch ein Freier Mitarbeitervertrag oder eine Haftungsvereinbarung sinnvoll sein.
Für den Austausch von Passwörtern ist es praktisch, einen Passwortmanager einzusetzen. Dort können Passwörter verwaltet und Zugänge zu Login-Bereichen freigegeben werden. Die Freigabe kann so erfolgen, dass der Empfänger das Passwort nicht sehen, sondern nur aufrufen kann. Die Freigabe kann natürlich auch jederzeit wieder entzogen werden. Ich nutze dafür Lastpass (in der Bezahlvariante gibt es die Möglichkeit Serverstandort Europa auszuwählen). Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten wie z.B. 1Password.
In Sachen Sicherheit und Virtuelle Assistenz fallen mir viele, viele weitere Punkte ein, einige seien hier erwähnt:
Da ist die Sache mit den Versicherungen. Einer der ersten Schritte sollte sein, sich mit einer passenden Haftpflichtversicherung auszustatten – je nach beruflicher Ausrichtung kann das eine Berufs-/Betriebs- oder Media-Haftpflichtversicherung sein. Da sollte sich jeder individuell beraten lassen und das passende Produkt auswählen. Viele VAs sind, wie ich auch, bei der exali* versichert.
Da ich mich täglich mit Websites, deren Aufbau, Struktur etc. sowie Suchmaschinenoptimierung (Sicherheit gehört auch zu SEO!) beschäftige, muss ich natürlich auch noch auf das Thema hinweisen. Auch auf der Website treffen Auftraggeber und Auftragnehmer aufeinander und der Faktor Sicherheit auf Websites darf definitiv nicht vergessen werden. Das meiste ist selbstverständlich, dennoch finde ich immer wieder Seiten mit Defiziten in Sachen Sicherheit.
Denke auf deiner Website bitte zumindest an folgende Punkte – das sind die Dinge, die mir immer wieder auffallen, es gibt leider noch weit mehr zu beachten:
SSL
sollte inzwischen allen klar sein: Bitte keine Website ohne SSL-Zertifikat (ist oft beim Webhosting inkludiert, falls nicht: nachrüsten!). Schon beim Absenden eines Kontaktformulars werden personenbezogene Daten übermittelt, die nicht unverschlüsselt verschickt werden dürfen.
Außerdem wichtig: AV-Vertrag mit Webhoster nicht vergessen!
Impressum + Datenschutz
sind Pflicht und müssen mit einem Klick von jeder Seite aus erreichbar sein. Das heißt: Am besten ins Menü einbauen – ich stecke das bei meinen Seiten immer ins Footer Menü. Außerdem sollten Impressum und Datenschutz auf separaten Seiten untergebracht sein, jeweils über einen separaten Menüpunkt auswählbar. Ist nur eine Seite umsetzbar, so muss diese zumindest „Impressum & Datenschutz“ bezeichnet sein, damit sofort erkennbar ist, dass beides dort zu finden ist.
Kontaktformulare
dürfen nur das E-Mail-Feld als Pflichtfeld hinterlegt haben (sinnvoll oder nicht, darüber lässt sich wohl streiten…). Ausnahme ist, wenn eine weitere Information „zwingend zur Bearbeitung der Nachricht notwendig ist“. Ich lasse das dabei nur das Email-Pflichtfeld zu generieren und gehe davon aus, dass ich eine Nachricht dazu bekomme…
Cookie-Hinweis
Achtet darauf, dass dieser die Punkte „Impressum“ und „Datenschutz“ nicht überdeckt. Auch nicht in der mobilen Version!
Für die WordPress Nutzer: Plugins auf DSGVO-Konformität prüfen – manche sammeln Daten und sollten daher angepasst, ersetzt oder entfernt werden. Eine ausführliche Liste zum drüber schauen findet ihr bei Blogmojo.
Bilder
sind auch so ein Ding: Entweder eigene Bilder verwenden (diese am besten mit „Wasserzeichen“ oder Logo – ist zumindest ein kleiner Schutz gegen das „Ausleihen“ der eigenen Fotos/Illustrationen). Fremde Bilder nur aus offiziellen Quellen (Lizenzvereinbarungen unbedingt beachten, sowohl bei kostenlosen als auch bei käuflich erworbenen).
Mir ist es sehr wichtig, den wundervollen Beruf der Virtuellen Assistenz bekannter zu machen und Informationen zu liefern – sowohl für die VAs, als auch für alle, die sich mit dem Thema aus Kundensicht auseinandersetzen.
Für alle, die sich entschlossen haben Arbeit abzugeben, die andere oft schneller und besser umsetzen können – um endlich wieder Zeit zu haben für die Dinge, die das Business voranbringen! Oder einfach Zeit zu gewinnen für die Dinge, die wirklich wichtig sind!
Wenn du Antworten auf deine 1000 Fragen beim Start als Virtuelle Assistentin suchst, hilft dir mein Workbook „Selbständig als Virtuelle Assistentin“ weiter.
Außerdem findest du einen weiteren Blogartikel „Tools für den Start als VA„ der dir weiterhelfen kann.
Hast du Fragen, Anregungen oder Wünsche für weitere Blogartikel? Dann schreib mir doch gern eine Email an hej@barbarava.de.
Ich freue mich, von dir zu hören!
Hinweise:
Die Empfehlungen ersetzen keine Rechtsberatung! Im Rahmen meiner Arbeit als WordPress-Dienstleister habe ich mich zwar intensiv mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und der DSGVO beschäftigt, ich bin jedoch weder Jurist noch Datenschutz-Experte. Dementsprechend kann ich für die Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der von mir bereitgestellten Inhalte keine Haftung übernehmen.
Da ich immer wieder mal gefragt werde, welche Tools ich für meinen Arbeitsalltag nutze, habe ich hier einige davon zusammengestellt. Für mich sind dies derzeit die Programme und Dinge, ohne die hier nichts laufen würde. Ob für dich die gleichen Anforderungen gelten, wirst du nur durch eigenes Testen erfahren können. Ich setze sie ein, da ich damit gut zurechtkomme und sie daher empfehlen kann. Aus diesem Grund handelt es sich hierbei auch zum Teil um Affiliate Links (*). Wenn du dort aufgrund meiner Empfehlung etwas erwirbst, erhalte ich dadurch eine kleine Provision, für dich ändert sich am Kaufpreis natürlich nichts. Ich empfehle definitiv nur, was ich selbst getestet habe und für wirklich gut befunden habe!