5 Tipps für strukturiertes Arbeiten

1. Multitasking ist Quatsch → Fokus setzen!

Kennst du das: Du hast den ganzen Tag gearbeitet, bist abends völlig erschöpft und hast dabei das Gefühl, nichts geschafft zu haben?
Ich kann dir sagen, das habe ich vollkommen ausgelebt! Und das, obwohl ich ein ordentlicher und organisierter Mensch bin. Strukturiertes Arbeiten sieht anders aus. Es ist schon verlockend, gerade im Homeoffice, nochmal „eben schnell“ die Wäsche anzuschmeißen. Ach ja, und die Kinder kommen nachher hungrig aus der Schule, also kann ich das ja mal kurz vorbereiten – dauert ja nicht lange. Dann klingelt das Telefon, eine Bekannte, schnell erledigt. Der Paketdienst steht vor der Tür und bringt ein Päckchen für den Nachbarn. Nebenbei läuft dann der Online Kurs, den man schon seit Wochen anschauen wollte und die Arbeit türmt sich. Vermutlich blinkt das Smartphone auch noch und der Messenger piept – könnte ja wichtig sein…

Das Problem, das dann dazu kam, war eine Perfektionsmacke… Das soll natürlich nicht heißen, dass ich jetzt nur noch halbe Sachen mache: Es bedeutet, dass ich nicht unnötig Zeit an Kleinigkeiten verschwende (Stichwort „Pareto-Prinzip“)! Es gibt immer irgendetwas, das man besser machen kann – es sieht nur keiner außer dir selbst…

Inzwischen schalte ich die Ablenkungen aus!

Die Wäsche ist programmiert, das Essen vorgekocht, für den Onlinekurs lege ich mir selbst einen Termin (an dem ich das dann auch wirklich erledige). Der Paketdienst darf woanders klingeln (ich habe nichts bestellt, bin im Dienst und nicht verfügbar). Das Telefon evakuiere ich aus dem Zimmer, wenn ich in einem Kurs bin oder im Video Call mit einem Kunden. Dann gilt demjenigen die volle Aufmerksamkeit.

Multitasking klappt einfach nicht wirklich – auch nicht, obwohl wir Frauen ja angeblich mehrere Dinge auf einmal machen können (eher müssen wohl…). Natürlich kann ich beim Autofahren oder bügeln einen Podcast hören, aber manche Dinge brauchen die volle Konzentration, sonst werden sie nie fertig.

2. Plane deine Termine → Deadlines mit Puffer!

Termine sind immer so ein Ding: Überlege dir genau, was zeitlich machbar ist und welchen Druck du dir selbst aufbauen willst. Ich finde, man kann im Notfall gern mal eine Extra-Stunde einschieben, auch mal spontan und zu einer ungewöhnlichen Zeit, aber das darf auf keinen Fall zur Gewohnheit werden. Es kann nicht sein, dass man die unzureichende Planung der Kunden abpuffert! Wie gesagt, in Ausnahmefällen immer, aber niemals regelmäßig. Es ist so wichtig einen halbwegs geregelten Tag zu haben und nicht von einem „Notfall“ zum anderen zu hüpfen.
Kommuniziere dies im Vorfeld ganz deutlich – das erspart beiden Seiten eine Menge Ärger. Meist ist das kein Problem, da vielen Kunden die Qualität wichtiger ist als die Geschwindigkeit – so sollte es sein. Also: Zum Start eines neuen Projektes die Ablaufplanung nicht vergessen und definieren!

3. Erstelle eine Braindump Liste

Kennst du „Braindumping“? Das ist eine ganz simple Methode (die du vielleicht unbewusst schon manchmal anwendest), um den Kopf freizubekommen. Es geht hier darum, Ordnung zu schaffen – „Ordnung schaffen im Kopf“ – wir alle kennen das: 1000 Ideen, Pläne, Termine, ohne Struktur und Gewichtung, die Sorge etwas Entscheidendes zu vergessen. Da hilft es wirklich, einfach mal alles, was da so herumschwirrt aufzuschreiben. Ich mache das meistens online, dann kann ich die ganzen Ideen und Gedanken nachträglich nach Thema oder Priorität sortieren und zuordnen.
Schritt 1: Alles raus aus dem Kopf und aufschreiben
Schritt 2: Sortieren (Thema, Priorität, Terminsache, Pläne)
Schritt 3: Unwichtiges streichen

4. Große Projekte in kleine Schritte zerlegen

Ein riesen Projekt (z.B. Website erstellen) steht an und du gerätst in Panik, weil dir der Überblick fehlt? Unendlich viele offene Fragen und keine Lösung in Sicht? Dir fehlt die Idee für die richtige Herangehensweise?

Struktur schaffen durch Teilabschnitte

Die Situation kommt immer mal wieder, wenn wir etwas Neues starten. Das kann der Schritt in die Selbständigkeit sein, eine neue Aufgabe, ein Umzug, was auch immer. Dann versuche ich immer, das Ganze in Teilabschnitte zu zerlegen. Dann sieht die Aufgabe nicht mehr so gewaltig aus, alles wird übersichtlicher, man kann schneller kleine Erfolge „verbuchen“. Beispiel Selbständigkeit: Was meinst du, was ich mir vorher für einen Kopf gemacht habe! Macht man ja nicht täglich… Als der Entschluss dann feststand, habe ich angefangen mir Listen im Smartphone anzulegen (damit ich auch unterwegs mal schnell Dinge ergänzen konnte). Nach und nach nahm das Projekt Form an und wurde immer überschaubarer. Punkte auf einer Liste abzuhaken fühlt sich einfach immer gut an!

5. Ordnung / Organisation ist alles!

Das fängt schon beim Schreibtisch an! Ich bin ein bisschen Ordnungsfreak und kann es absolut nicht haben, wenn auf meinem Schreibtisch zu viel herumliegt. Das hatte schon im Büro immer zur Folge, dass die Kollegen etwas verwundert schauten („Hat sie nichts zu tun…?!“). Meine Begeisterung gilt den Clouds – natürlich nur den DSGVO-konformen: Überall Zugriff auf die Arbeitsunterlagen, immer alles auf dem gleichen Stand, keine Einschränkungen, weil mal wieder etwas nicht eingepackt ist. Kein verlorengegangener Zettel, Stick oder beschädigte Festplatte – das ist einfach herrlich! Was habe ich früher Zeit mit genau diesen Dingen vergeudet.

Ein Projektmanagement Tool hilft beim strukturierten Arbeiten

Außerdem habe ich mir angewöhnt, so viel wie irgend möglich zu planen und in Projektmanagement Tools zu packen. Und dann sind da noch die Sachen, die immer wieder erledigt werden wollen: Blogartikel schreiben, Newsletter vorbereiten, Social Media posten etc. Da ist es prima, wenn man sich einmal hinsetzt und den Ablauf festhält. Danach kannst du dich immer an diesem Schema orientieren, Vorlagen erstellen und musst nicht jedes Mal überlegen: Wie war doch gleich der Aufbau meiner Beiträge? Wie groß sollten die Bilder für den Post bei FB sein? Wie war das nochmal mit dem Newsletter Versand? Versuche, Prozesse zu optimieren indem du solche regelmäßigen Tätigkeiten automatisiert abwickelst. Zusätzlich kannst du dir überlegen, ob du wirklich alles selbst erledigen musst oder diese Tätigkeiten an eine Virtuelle Assistentin auslagerst.

Mir ist es sehr wichtig, den Beruf der Virtuellen Assistenz bekannter zu machen und Informationen zu liefern – sowohl für die VAs, als auch für alle, die sich mit dem Thema aus Kundensicht auseinandersetzen.
Für alle, die sich entschlossen haben Arbeit abzugeben, die andere oft schneller und besser umsetzen können – um endlich wieder Zeit zu haben für die Dinge, die das Business voranbringen! Oder einfach Zeit zu gewinnen für die Dinge, die wirklich wichtig sind!

Wenn du Antworten auf deine 1000 Fragen beim Start als Virtuelle Assistentin suchst, hilft dir mein Workbook „Selbstständig als Virtuelle Assistentin“ weiter.

Außerdem findest du einen weiteren Blogartikel „Tools für den Start als VA“ der dir weiterhelfen kann.

Hast du Fragen, Anregungen oder Wünsche für weitere Blogartikel? Dann schreib mir doch gern eine Email an hej@barbarava.de.
Ich freue mich, von dir zu hören!