Virtuelle Assistentin Zusammenarbeit

So funktioniert die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin
In letzter Zeit höre ich immer wieder, dass die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Virtueller Assistentin gerade in der Startphase nicht reibungslos verläuft. Dies kann ganz verschiedene Gründe haben: Oftmals wird aneinander vorbeigeredet oder die Erwartungshaltung ist auf beiden Seiten völlig unterschiedlich. In den meisten Fällen liegt es schlicht und ergreifend daran, dass der Erstkontakt mit jedem Menschen vollkommen unterschiedlich abläuft. Auch ist es häufig „der erste Versuch“ eines solchen Projektes und braucht ein bisschen Zeit, bis die Abläufe abgestimmt sind und alles rund läuft. Damit die Zusammenarbeit leichter fällt, gibt es hier ein paar Anregungen.

Regelmäßige Kommunikation macht alles leichter

Eine Virtuelle Assistentin im Team ist DIE Erleichterung für jedes Business – ganz gleich ob Start-up oder etabliertes Unternehmen! Damit das aber etwas werden kann ist es wichtig, sich erst einmal etwas „kennenzulernen“ und zu reden. Stimmt die „Chemie“? Können sich beide Seiten die Zusammenarbeit vorstellen? Sind die Vorstellung von einer Zusammenarbeit die gleichen und redet ihr auf Augenhöhe? Hier nutze ich z.B. immer gern das Tool Zoom – Videocall mit der Möglichkeit den Bildschirm zu teilen.

Als Kunde solltest du dir darüber im Klaren sein, dass eine VA nicht Gedanken lesen kann (auch wenn wir es natürlich immer wieder versuchen…). Formuliere daher deutlich, wie der Tätigkeitsbereich aussieht, was deine Ziele sind, was du dir von der Zusammenarbeit erhoffst. Besprecht die anfallenden Tätigkeiten ganz genau – das bedeutet natürlich, ganz am Anfang, erst einmal mehr Arbeit – aber das lohnt sich.

Deine Assistentin braucht eine Erklärung deiner Arbeitsabläufe, damit sie diese in deinem Sinne weiterführen kann. Schreibe dir am besten beim nächsten Mal, wenn du eine Tätigkeit ausführst, die du auslagern möchtest, die einzelnen Schritte auf. Sehr hilfreich ist auch, wenn du zum Beispiel bei Dienstleistungen in Sachen Software, Website ein kurzes Video erstellst, in dem du einfach die Tätigkeit einmal zeigst – das spart viele Erklärungen.

Oft sind auch einige Verträge notwendig: Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, auch eine Geheimhaltungsvereinbarung ist sinnvoll. Darüber hinaus kann es zu weiteren notwendigen Unterlagen kommen – je nachdem, welche Tätigkeiten ausgeführt werden sollen.

Auch als VA kannst du eine Menge Schwierigkeiten schon im Vorfeld vermeiden: Sei gut vorbereitet und lege dir eine Checkliste für die wichtigsten Punkte bereit (z. B. Kundendaten, Verträge, Projektumfang, zeitlicher Ablauf, Kommunikationswege, Budget …). Im Laufe der Zeit kannst du diese Liste immer weiter anpassen, verbessern und als Vorlage für weitere Termine speichern. Informiere dich vorab kurz über den potenziellen Kunden, damit du die passenden Fragen stellen kannst.

Austausch und Feedback

Sorgt für regelmäßigen, zuverlässigen Informationsaustausch! Meines Erachtens ist dafür ein Projektmanagement Tool am besten geeignet – dort kann ein „Projekt“ angelegt und gemeinsam bearbeitet werden. Ich nutze dafür Meistertask* (Affiliate-Link), aber auch Asana und Trello werden zu diesem Zweck von vielen genutzt.

Interessiere dich als Kunde auch für die Dinge hinter den Aufgaben. Besprich mit deiner VA, was erledigt werden soll und lass dir die Umsetzung, falls du dich mit einem Thema bisher nicht beschäftigt hast, erklären (wie erstellt man eine Homepage, was kann man in Sachen SEO machen, worauf muss man beim Aufbau einer Corporate Identity achten…).

Das heißt nicht, dass du alles bis ins Detail wissen musst, aber es ist dein Unternehmen und du solltest deine Gedanken und Pläne einbringen. Hör dir neue Ideen zumindest einmal an – oft kann jemand, der das Ganze von „außen“ betrachtet, Dinge ganz anders beurteilen und ist objektiver.

Und: Gib deiner Virtuellen Assistentin gern ein Feedback – ich finde das unglaublich wichtig! Sowohl konstruktive (!) Kritik als auch gern mal ein Lob…

Als VA kannst du dem Kunden häufig schon dadurch helfen, dass du „von außen“ auf die Arbeitsabläufe schaust, Erfahrungen einbringst und dadurch Impulse für neue Ideen mitbringst.

Arbeitsabläufe planen und einhalten
Haltet euch an die vereinbarten Termine – dieser Punkt gilt wiederum für beide Seiten… Schicke Texte, Unterlagen, Bilder etc. immer pünktlich, nach eurem Terminplan, damit die gesetzten Termine eingehalten werden können. Wenn dies ausnahmsweise nicht funktioniert, redet miteinander und legt einen neuen Termin für die Fertigstellung fest.

Legt im Vorfeld fest, welche Zeitfenster für welche Projekte gelten, welche Termine fix sind und welche ohne Termindruck erledigt werden können. Zu einer vertrauensvollen und wertschätzenden Zusammenarbeit sollte zu guter Letzt auch die pünktliche Begleichung der Rechnung gehören.

Datenaustausch / Tools

Legt fest, auf welchem Weg ihr Daten austauschen wollt und auf welchem Weg die Kommunikation stattfinden soll. Denkt dabei auch an die DSGVO und nutzt datenschutzkonforme Wege.

Sicherheit bei der Zusammenarbeit

Noch mehr Informationen zur Zusammenarbeit und der Sicherheit beim Austausch von Daten, Passwörtern etc. findest du im Blogbeitrag Sicherheit und Virtuelle Assistenz.