Tools für den Start als VA

Welche Tools, Programme, Hardware, Tipps helfen beim Start als VA?

Da ich immer wieder gefragt werde, welche Tools ich für meinen Arbeitsalltag nutze, habe ich hier einige davon zusammengestellt. Hier findest du sie: Meine Tools für den Start als VA. Für mich sind dies derzeit die Programme und Dinge, ohne die hier nichts laufen würde. Ob für dich die gleichen Anforderungen gelten, wirst du nur durch eigenes Testen erfahren können. Ich setze sie ein, da ich damit gut zurechtkomme und sie daher empfehlen kann.
Aus diesem Grund handelt es sich hierbei auch zum Teil um Affiliate-Links (*). Wenn du dort aufgrund meiner Empfehlung etwas erwirbst, erhalte ich dadurch eine kleine Provision, für dich ändert sich am Kaufpreis natürlich nichts. Ich empfehle definitiv nur, was ich selbst getestet habe und für wirklich gut befunden habe!

Finanzen / Buchhaltung / Versicherungen

Um gleich zu Beginn alles schön übersichtlich und korrekt zu machen, ist ein separates Geschäftskonto sinnvoll. Ich habe ein kostenloses Konto bei Kontist* eröffnet und bin bisher völlig begeistert. Kosten entstehen dort nur für Zusatzleistungen (z.B. eine Kreditkarte – eine virtuelle Karte für Online-Einkäufe ist enthalten).

Auch eine saubere Buchhaltung von Anfang ist absolut empfehlenswert (vermeide das Modell „Schuhkarton“!). Selbst, wenn du mit einem Steuerberater zusammen arbeitest, solltest du unbedingt deine Zahlen kennen. Beim Start habe ich Debitoor genutzt – das Programm erleichtert die Buchhaltung sehr (und macht eigentlich schon fast Spaß…). Inzwischen gab es einen Wechsel zu sevDesk*, da ich ein paar Optionen mehr brauchte 😉

SevDesk arbeitet super mit Kontist zusammen und die Umsatzsteuervoranmeldung kann, direkt aus dem Programm erledigt werden. Auch ein Datenexport für den Steuerberater ist möglich oder du kannst diesen auch direkt aus der Software heraus einladen. Alternativ gibt es z. B. Fastbill, Lexoffice, Papierkram.

Da VAs eigentlich immer mit Kundendaten zu tun haben, ist eine Haftpflichtversicherung (bei VAs meist Vermögensschadenhaftpflicht als Bestandteil) eigentlich unverzichtbar. Schau am besten bei exali nach – dort sind viele VAs (ich auch) versichert. Der Support funktioniert prima – du kannst dich beraten lassen, welche Versicherung für dich sinnvoll ist.

Verträge

Damit beim Start als Virtuelle Assistentin auch die Rechtsthemen nicht vergessen werden, solltest du dich rechtzeitig um hochwertige Vertragsunterlagen kümmern. Ganz wichtig ist der AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit deinem Kunden, den du benötigst, sobald du personenbezogene Daten verarbeitest. Ich habe das DSGVO-Paket zur Auftragsverarbeitung von Lawlikes* (Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs). Dort bekommst du einen leicht anpassbaren Mustervertrag zur Auftragsverarbeitung, ein Muster für die Vertraulichkeitsvereinbarung, sowie Hinweise und Videos.

Später habe ich mir dann bei Lawlikes zusätzlich die AGB* zum „selbst erstellen“ gekauft, wieder mit Video-Tutorials und Ausfüllhilfen.

Software

Kommunikation

Ich arbeite inzwischen mit Zoom, da ich mit Skype immer wieder Schwierigkeiten hatte. Meeting erstellen, Link verschicken und los geht’s. Alternativ Google Hangout oder MS Teams.

Projektmanagement

Meines Wissens nutzen hier viele VAs Trello – ich kann mich aber mit der Darstellung einfach nicht anfreunden und nutze inzwischen nur noch Meistertask*, auch aus datenschutzrechtlichen Gründen. Viele nutzen auch Asana oder Notion.

Bildbearbeitung

Canva – schnelle und einfache Bearbeitung von Bildern und Grafiken. Vorlagen für verschiedene Medien machen es möglich, mit wenig Aufwand professionelle Arbeiten zu erstellen.

Alternativ natürlich Adobe Photoshop oder auch Affinity.

Dokumente

Office oder Google. Blogartikel schreibe ich zum Beispiel immer in Google Drive vor, bevor ich sie auf meine Seite hochlade und formatiere.

Zeiterfassung

Viele nutzen Toggl, ich nutze die Zeiterfassung direkt in Meistertask*.

Website

Für meine eigene Seite nutze ich WordPress – weitere Möglichkeiten für die eigene Website sind z. B. Wix, Jimdo oder Squarespace. Hierbei handelt es sich um Baukastensysteme, die dir ermöglichen schnell und einfach eine eigene Seite zu erstellen.

Webhosting

Ganz wichtiger Punkt, an dem man meines Erachtens nicht sparen sollte! Nichts kostet soviel Zeit und Nerven, als wenn die Seite nicht sauber läuft, zu langsam ist, Datensicherung nicht funktioniert. Aus genau diesem Grund empfehle ich an dieser Stelle Raidboxes* – super Umzugsservice, grandioser Support!

Newsletter

Meinen Newsletter habe ich sehr schnell gestartet und lange Zeit mit Cleverreach verschickt. Ich kam gut damit klar, Serverstandort Europa, AV-Vertrag kann online abgeschlossen werden. Mittlerweile gab es einen Wechsel zu ActiveCampaign – das Tool kann doch noch einiges mehr, gerade wenn es einem wichtig ist, die Leser wirklich mit den für sie passenden Infos zu „füttern“. Hier wird mit Tags gearbeitet und dadurch werden die Infos immer besser auf die Leser zugeschnitten. Genau diese Funktion möchte ich nicht mehr missen: So kann ich meine Abonnenten mit passenden Inhalten versorgen und schicke nicht einfach alles an alle raus.

Passwort

Irgendwann war ich an dem Punkt, wo das Chaos ausbrach „dank“ all der Passwörter. Lastpass war die willkommene Rettung – nie mehr ohne! Alternativ gibt es unter anderem 1Password.

Hardware

PC / Laptop

Meist arbeite ich tatsächlich parallel: Am Desktop PC und feiere meinen riesengroßen Bildschirm. Und am Laptop, wenn ich gerade nicht am Schreibtisch bin und mich irgendwo unterwegs herumtreibe oder einfach zu Hause mal eine andere Ecke brauche. Ich nutze einen HP Prodesk in Kombi mit einem DELL Bildschirm sowie ein Laptop von DELL.

Ringlicht

Brauche ich mittlerweile gar nicht so oft. Am Anfang hatte ich mir ein richtig großes Standringlicht* geholt, da ich dachte, ich bräuchte das ständig für Fotos… Mittlerweile nutze ich fast ausschließlich ein kleines Tischringlicht* – in erster Linie, um bei Calls das Gesicht vernünftig auszuleuchten.

Mikrofon

Hier nutze ich das Blue Yeti* für alle meine Audios oder Video-Tutorials.

Kamera

Da mir die Laptop Kamera normalerweise nie ausreicht, habe ich immer eine Webcam am Start. Ich habe mir die Brio von Logitech* geholt, nachdem ich ein paar kleinere (und auch günstigere, aber lange nicht so gute) Kameras ausprobiert habe.

Das sind einige Tools, die beim Start helfen. Natürlich gibt es noch unglaublich viele mehr – das findet sich im Laufe der Zeit und jeder entdeckt auf Dauer seine Favoriten. Weitere Tipps und Ideen + Checklisten für den Start als VA findest du in meinem Workbook „Selbständig als Virtuelle Assistentin“.

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