Tools für den Start als VA

Welche Tools, Programme, Hardware, Tipps helfen beim Start als VA?

Da ich immer wieder gefragt werde, welche Tools ich für meinen Arbeitsalltag nutze, habe ich hier einige davon zusammengestellt. Hier findest du sie: Meine Tools für den Start als VA. Für mich sind dies derzeit die Programme und Dinge, ohne die hier nichts laufen würde. Ob für dich die gleichen Anforderungen gelten, wirst du nur durch eigenes Testen erfahren können. Ich setze sie ein, da ich damit gut zurechtkomme und sie daher empfehlen kann.

Aus diesem Grund handelt es sich hierbei auch zum Teil um Affiliate-Links (*). Wenn du dort aufgrund meiner Empfehlung etwas erwirbst, erhalte ich dadurch eine kleine Provision, für dich ändert sich am Kaufpreis natürlich nichts. Ich empfehle nur, was ich selbst getestet habe und für wirklich gut befunden habe!

Finanzen / Buchhaltung / Versicherungen

Um gleich zu Beginn alles schön übersichtlich und korrekt zu machen, ist ein separates Geschäftskonto sinnvoll. Dadurch vermeidest du, dass sich Buchungen vermischen oder du hinterher Detektiv spielen musst, um einzelne Buchungen zu finden. Ich habe von Anfang an ein Konto bei der Onlinebank Kontist* eröffnet und bin völlig zufrieden damit.

Auch eine saubere Buchhaltung von Anfang ist absolut empfehlenswert (vermeide das Modell „Schuhkarton“!). Selbst, wenn du mit einem Steuerberater zusammen arbeitest, solltest du unbedingt deine Zahlen kennen. Beim Start habe ich Debitoor genutzt, später gab es einen Wechsel zu sevDesk, da ich ein paar Optionen mehr brauchte. Und dann gab es nochmal einen Wechsel zu Lexware. Hätte ich gleich mit starten sollen...

Lexware arbeitet super mit Kontist zusammen und die Umsatzsteuervoranmeldung kann, direkt aus dem Programm erledigt werden. Auch ein Datenexport für den Steuerberater ist möglich oder du kannst diesen auch direkt aus der Software heraus einladen. Alternativ gibt es z. B. Fastbill, Lexoffice, Papierkram.

Da VAs eigentlich immer mit Kundendaten zu tun haben, ist eine Haftpflichtversicherung (bei VAs meist Vermögensschadenhaftpflicht als Bestandteil) meines Erachtens unverzichtbar. Schau am besten bei exali nach – dort sind viele VAs (ich auch) versichert. Der Support funktioniert prima – du kannst dich beraten lassen, welche Versicherung für dich sinnvoll ist.

Verträge

Damit beim Start als Virtuelle Assistentin auch die Rechtsthemen nicht vergessen werden, solltest du dich rechtzeitig um hochwertige Vertragsunterlagen kümmern. Ganz wichtig ist der AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit deinem Kunden, den du benötigst, sobald du personenbezogene Daten verarbeitest. Ich habe das DSGVO-Paket - Bundle Auftragsverarbeitung von Lawlikes* (Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs). Dort bekommst du einen leicht anpassbaren Mustervertrag zur Auftragsverarbeitung, ein Muster für die Vertraulichkeitsvereinbarung, sowie Hinweise und Videos.

Später habe ich mir dann bei Lawlikes zusätzlich die AGB* zum „selbst erstellen“ gekauft, wieder mit Video-Tutorials und Ausfüllhilfen.

Software

Kommunikation

Ich selbst arbeite ausschließlich mit Zoom für Videokonferenzen, da ich mit Skype immer wieder Schwierigkeiten hatte. Meeting erstellen, Link verschicken und los geht’s. Alternativ Google Hangout oder MS Teams (wobei ich mit Teams auch nie glücklich werde).

Projektmanagement

Viele VAs nutzen gern Trello – ich konnte mich aber mit der Darstellung einfach noch nie anfreunden und nutze es nur, wenn mal ein Board mit mir geteilt wird. Bei mir ist von Anfang an das Tool Meistertask am Start - nicht weil es das schönste oder umfangreichste Tool wäre, sondern aus datenschutzrechtlichen Gründen. Sowie es darum geht, dass Kundendaten in so einem Tool zu finden sind, ist dies meine Plattform da Serverstandort Deutschland und DSGVO-konform. Ich kombiniere es oft auch mit Microsoft Business 365 (z. B. für OneDrive). Viele nutzen auch Asana oder Notion.

Bildbearbeitung

Canva steht für superschnelle und einfache Bearbeitung von Bildern und Grafiken. Vorlagen für verschiedene Medien machen es möglich, mit wenig Aufwand professionelle Arbeiten zu erstellen. Inzwischen geht noch so viel mehr - es bleibt kaum ein Wunsch offen: Videos, Präsentationen, Mockups und dank KI-Integration können u. a. Bilder auch nachbearbeitet werden. Anpassbar an das eigene Branding durch das Hochladen von Logo, Farben, Schriften etc.

Alternativ sind natürlich Adobe Creativ Cloud oder auch Affinity Tools für die professionelle Bildbearbeitung. Ich nutze hier die Tools von Affinity, da sie sehr umfangreiche Funktionen an Bord haben und dabei als Einmalkauf erworben werden können. Inzwischen gibt es sogar die Möglichkeit, Affinity über deinen Canva Account kostenlos zu nutzen.

Dokumente

Office oder Google. Blogartikel habe ich früher einfach immer in Google Drive vorgeschrieben, bevor ich sie auf meine Beitragsseite hochlade und formatiere. Inzwischen bin ich zum Schreiben von Inhalten zu SEO-Tools "umgezogen".

Zeiterfassung

Viele nutzen Toggl, ich nutze die Zeiterfassung direkt in meinem Projektmanagement (Meistertask). Schau mal, welche Tools du sonst noch im Einsatz hast: Oft sind Funktionen wie Zeiterfassung dabei (z. B. in diversen Projektmanagement-Tools oder auch in Buchhaltungstools).

Website

Für meine eigene Website und Kundenprojekte nutze ich IMMER WordPress (.org, nicht .com). Selbstverständlich gibt es viele weitere Möglichkeiten für die eigene Website sind z. B. Wix, Jimdo oder Squarespace. Hierbei handelt es sich um Baukastensysteme, die dir ermöglichen schnell und einfach eine eigene Seite zu erstellen. Achtung: Wenn deine Website langfristig wächst und du immer mehr Funktionen brauchst, können dich die Baukästen einschränken und/oder sehr teuer werden. Auch aus Datenschutzgründen solltest du genau darauf achten, wo der Anbieter sitzt und welche Daten übertragen werden.

Webhosting

Ein ganz wichtiger Punkt, an dem man meines Erachtens nicht sparen sollte! Nichts kostet soviel Zeit und Nerven, als wenn die Seite nicht sauber läuft, zu langsam ist (aus diesem Grund habe ich vor Jahren auch einen Umzug von einem Massenhoster hinter mir) oder die Datensicherung nicht funktioniert. Daher empfehle ich immer wieder Raidboxes* – super Umzugsservice, green Hosting, grandioser Support (schnell und kompetent)! Meine eigene Website und Kundenprojekte sind dort gehostet und alles läuft rund.

Newsletter

Meinen Newsletter habe ich sehr schnell gestartet und lange Zeit mit Cleverreach verschickt. Ich kam gut damit klar, Serverstandort Europa, AV-Vertrag kann online abgeschlossen werden. Später gab es einen Wechsel zu ActiveCampaign – das Tool kann doch noch sehr viel mehr, gerade wenn es einem wichtig ist, die Leser mit den für sie passenden Infos zu versorgen. Hier wird mit Tags gearbeitet und dadurch werden die Infos immer besser auf die Leser zugeschnitten.

Aber, damit es nicht langweilig wird, habe ich dann einfach nochmal das Tool gewechselt... Inzwischen nutze ich Brevo (ehemals Sendinblue). Das hatte mehrere Gründe (die Funktionalität war es nicht!). Zum einen wollte ich dann doch wieder das E-Mail-Marketing zu einem Tool aus einem EU-Land umziehen. Zum anderen kam auch der Kostenfaktor hinzu. Ich bin super gern bereit, für etwas, dass ich regelmäßig nutze und wichtig für meine Arbeit ist, einen angemessenen Betrag zu bezahlen. Aber die Preise bei AC sind irgendwann, bei gleicher Leistung, irgendwann explodiert.

Passwort-Manager

Irgendwann war ich an dem Punkt, wo das Chaos ausbrach „dank“ all der Passwörter. Lastpass war damals die willkommene Rettung – nie mehr ohne! Da Lastpass jedoch immer mal wieder Schlagzeilen mit Hackerangriffen macht, habe ich nochmal gewechselt und bin jetzt bei 1Password.

Hardware

PC / Laptop

Meist arbeite ich tatsächlich parallel: Am Desktop PC und feiere meinen riesengroßen Bildschirm. Und am Laptop, wenn ich gerade nicht am Schreibtisch bin und mich irgendwo unterwegs herumtreibe oder einfach zu Hause mal eine andere Ecke brauche. Ich nutze einen HP Prodesk in Kombi mit einem DELL Bildschirm sowie ein Laptop von DELL.

Ringlicht

Eines der Dinge, von denen ich mal glaubte, dass ich das haben muss... Brauche ich mittlerweile gar nicht so oft, zumindest nicht in der großen Variante. Am Anfang hatte ich mir ein richtig großes Standringlicht geholt, da ich dachte, ich bräuchte das ständig für Fotos… Mittlerweile nutze ich fast ausschließlich ein kleines Tischringlicht – in erster Linie, um bei Calls und Schulungsvideos das Gesicht vernünftig auszuleuchten.

Mikrofon

Hier nutze ich das Blue Yeti für alle meine Audios oder Video-Tutorials, wenn es auf tolle Tonqualität ankommt. Mittlerweile ist aber meistens das integrierte Mikro meiner Kamera (s. unten) am Start, welches auch wirklich klasse funktioniert und für Calls völlig ausreicht.

Kamera

Da mir das Bild der eingebauten Laptop-Kamera normalerweise nie gefällt, habe ich immer eine externe Webcam am Start. Ich habe mir die Brio von Logitech geholt, nachdem ich ein paar kleinere (und auch günstigere, aber lange nicht so gute) Kameras ausprobiert habe.

Bücher

Als die Idee zum VA Business entstanden war, habe ich mir das Buch Existenzgründung: In zehn Schritten zum Erfolg durchgelesen, da werden die Grundlagen meines Erachtens gut beschrieben.

Zum Schreiben von einem Tagebuch konnte ich mich nie durchringen. Was aber toll funktioniert hat, war das kleine Buch One line a day nutze: Einen Satz am Tag schaffe sogar ich und es ist toll um Fortschritte im neuen Alltag festzuhalten. Hat mir damals sehr geholfen, wenn ich das Gefühl hatte, mich auf der Stelle zu drehen und mein Vorankommen nicht wahrgenommen habe. Nach ein paar Wochen wieder reinschauen und sich freuen: Denn es passiert ja doch jeden Tag etwas und wir kommen einen kleinen Schritt voran.

Unterwegs höre ich oft Hörbücher über Audible, um unterwegs Zeit zu nutzen. Beim Autofahren, um Wartezeiten zu überbrücken. Dadurch werde ich wirklich entspannter – man hat nicht das Gefühl die Zeit zu verschwenden, sondern kann sich zum Beispiel „nebenher“ fortbilden.

Das sind einige Tools, die beim Start helfen. Natürlich gibt es noch unglaublich viele mehr – das findet sich im Laufe der Zeit und jeder entdeckt auf Dauer seine Favoriten. Weitere Tipps und Ideen + Checklisten für den Start als VA findest du im VA Starter Minikurs.