Das ist im Prinzip schnell erklärt: Eine Virtuelle Assistentin ist eine Assistentin, die dir online zur Seite steht und Aufgaben für dich erledigen kann, die du abgeben möchtest. Das heißt, ihr trefft euch (zumindest im Normalfall) nicht vor Ort, sondern wählt andere Wege, um zu kommunizieren. Das kann per Video-Call oder auch einfach per E-Mail sein. Selbstverständlich gibt es auch die männliche Variante: Auch die Herren nutzen die Möglichkeiten der orts- und zeitunabhängigen Arbeitsweise und wissen sie zu schätzen. Inzwischen bieten VAs eine gewaltige Bandbreite an Dienstleistungen – die Zeiten, als es hierbei „nur“ um das klassische Backoffice ging, sind lange vorbei.
Welche Vorteile bringt der Einsatz einer Virtuellen Assistentin?
Unglaublich viele! So kannst du zum Beispiel Aufgaben abgeben, für die dir die Zeit fehlt oder die dir einfach nicht liegen (und die jemand anderes viel schneller erledigen kann). Dadurch gewinnst du Zeit, in der du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Ich gebe mittlerweile selbst auch Aufgaben an Kolleginnen ab, wenn ich weiß, dass sie das viel besser können und es mich viel zu viel Zeit kosten würde, mich in das Thema einzuarbeiten.
Eine VA ist nicht fest angestellt und kann meist auf Stundenbasis oder Projektbezogen für dich arbeiten. Für dich ist das, gerade am Anfang, weniger risikobehaftet und du musst dich nicht sofort mit fixen Personalkosten herumschlagen. Wenn du eine gute VA gefunden hast, kannst du von ihrer Erfahrung, ihren Ideen und ihrem Feedback profitieren. Insgesamt wird dieser Schritt, die Zusammenarbeit mit einer VA, dein Unternehmen voranbringen, da du wieder zielorientierter daran arbeiten kannst
Welche Arbeiten kannst du an eine Virtuelle Assistentin abgeben?
as kommt ganz auf die Ausrichtung deiner VA an. Jede hat ihre Stärken und Fachgebiete, daher ist es wichtig, sich vorher gut zu informieren und die anstehenden Aufgaben klar zu definieren. Die Anforderungen bei Tools, Website, Design und allen Punkten rund um das Online-Business werden immer umfangreicher und anspruchsvoller. Aus diesem Grund haben inzwischen viele Virtuelle Assistentinnen eine Spezialisierung für sich gefunden.
Beispiele für mögliche Aufgaben sind:
- Recherche
- Social-Media-Marketing
- Podcast Service
- Video-Schnitt
- E-Mail-Marketing / Newsletter einrichten/aufsetzen
- vorbereitende Buchhaltung
- Präsentationen erstellen
- Vorlagen erstellen
- Webseiten erstellen und pflegen
- SEO
- Übersetzungen
- Texte schreiben/korrigieren
- Grafiken/Fotos bearbeiten
- Eventplanung
- Reiseplanung
Das sind nur einige Beispiele, überlege dir, was sonst noch so alles bei dir anfällt! Am besten legst du dir gleich Papier und Stift bereit und schreibst ein paar Tage lang einfach mal alles auf, was du gern abgeben würdest, weil es zu viel Zeit kostet, weil es nicht dein Lieblingsthema ist etc.
So kannst du vorgehen, wenn du deine Aufgaben auslagern willst
Auflistung aller Tätigkeiten in deinem Business-Alltag
Zuallererst solltest du dir ganz genau überlegen, was du alles so jeden Tag machst und was davon vielleicht genauso gut jemand anderes machen könnte. Lege dir Stift und Papier an deinen Arbeitsplatz und fange an aufzuschreiben, was du den ganzen Tag machst.
Wenn du dir dann nach einer Weile deine Notizen anschaust, kannst du anfangen zu sortieren:
Was machst du immer wieder, ist aber nicht wirklich dringend oder bringt dein Business nicht voran? → Sortiere diese Tätigkeiten aus!
Was kostet dich Zeit, ist nicht deine Lieblingsbeschäftigung, muss aber erledigt werden? → Lagere diese Aufgaben an eine Virtuelle Assistenz aus.
Was bleibt übrig? Das ist dann dein Job…
Wir alle neigen ja immer ein bisschen dazu, dass wir doch eigentlich alles ganz prima allein schaffen können – warum also auslagern? Ganz einfach: weil der Tag nur 24 Stunden hat und man es ab einem gewissen Punkt nicht mehr schafft alles allein zu stemmen (und eigentlich ist das doch sogar ein gutes Zeichen, denn dein Business wächst!). Und das soll dir auch weiterhin Spaß machen – wenn du dann nur noch mit abarbeiten beschäftigt bist, geht dieser aber viel zu schnell verloren.
Werde selbst aktiv und gehe auf die Suche
Gerade bei Facebook gibt es Gruppen, in denen sich alles um Angebote und Gesuche rund um VA-Jobs dreht. Schau dich dort um, lies mit und achte darauf, wer hier auch empfohlen wird. Du kannst dort auch selbst deine Suche eintragen.
Beschreibe dort so ausführlich, korrekt und ehrlich wie möglich, wobei du Unterstützung brauchst. Und dann noch ein Punkt: Sei so gut und antworte unbedingt auf alle Nachrichten, die dir direkt geschickt oder gemailt werden. Oder reagiere zumindest (falls dein Postfach überläuft), nochmals in deinem Beitrag und schließe die Suche dort ab.
Oft wird einfach gar nicht reagiert oder geantwortet – mit Kommunikation auf Augenhöhe hat das nichts zu tun. Aber du gehörst ja sicherlich nicht zu der Sorte der potenziellen Auftraggeber. Auch wenn alles online abläuft: Auf der anderen Seite ist ein Mensch, der es verdient eine Rückmeldung zu bekommen (auch, wenn es nur eine Absage ist).
Wo und wie finde ich eine VA, die zu mir passt?
Das ist wirklich eine Herausforderung! VAs gibt es viele, es gibt auch viele richtig gute, aber – und da fangen die Schwierigkeiten an – VAs, die hoch qualifiziert, motiviert und auch noch deutschsprachig sind, arbeiten nicht für ein paar Euro die Stunde. Durch ihre Leistung erspart sie dir jedoch eine Menge Zeit!
Und was bitte ist das für ein Luxus? Du kannst tatsächlich Zeit kaufen!!
Und dann noch ein Hinweis: Erwarte nicht, dass deine Virtuelle Assistentin ALLE deine Anforderungen und Wünsche erfüllen kann. Es gibt viele wunderbare VAs, jede hat ihre Stärken und vielleicht brauchst du irgendwann mehrere. Oft sind VAs auch gut untereinander vernetzt und empfehlen sich gegenseitig. Bevor du dich für eine VA entscheidest, bitte sie um ein Erstgespräch. Dies bieten viele VAs kostenlos an und du bekommst einen ersten Eindruck von der Person und davon, welche Projekte ihr gemeinsam angehen könnt.
Das tollste Projekt kann nur klappen, wenn es auch menschlich passt.
Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit
Ganz wichtig: Richtig gute Kommunikation! Auch eine Virtuelle Assistentin, so motiviert sich auch sein mag, kann keine Gedanken lesen… Erarbeite mit ihr ein perfektes Briefing, damit die Zusammenarbeit ein voller Erfolg wird. Deine VA muss ganz klar vermittelt bekommen, was von ihr erwartet wird. Abläufe, die dir sonnenklar sind, weil du sie jeden Tag erledigst, musst du deiner VA trotzdem erklären. Damit sie diese in deinem Sinne weiterführen kann.
Verabredet euch zu einem Erstgespräch per Video-Call. Wenn du für dich definiert hast, was du auslagern könntest: Mach dich auf die Suche nach „deiner“ VA – es muss menschlich passen, darum ist ein Video-Call zum Kennenlernen IMMER eine gute Idee.
Wenn du nicht weiterkommst: Frag mich gern – ich bin sehr gut mit vielen VAs vernetzt und kenne bestimmt eine tolle Kollegin, die dir helfen kann!
Nur durch eine detaillierte Vorbereitung erreichst du dein Ziel: Du gewinnst Zeit!
veröffentlicht am: 12. Oktober 2018
zuletzt überarbeitet am: 7. Februar 2024
Barbara Schmid
Fan von Meer, Lakritz und Skandinavien, zertifizierter SEO-Manager
Mein Ziel ist es, Websites durch die Möglichkeiten von SEO in die Sichtbarkeit zu bringen, sodass die ständige Akquise für meine Kundinnen zeitnah der Vergangenheit angehört. Ich erkläre Themen rund um SEO und Website so verständlich wie möglich und zeige dabei, dass das alles gar nicht so kompliziert sein muss.