Virtuelle Assistentin finden: Der Weg zu deiner perfekten VA

Kennst du das? Du hast den ganzen Tag gearbeitet und abends trotzdem das Gefühl hast nichts geschafft zu haben? Du kannst all die kleinen Aufgaben, die sich ansammeln, nicht bewältigen? Du beschäftigst dich zunehmend mit Aufgaben, die dich deinen Zielen nicht näher bringen?

Dann wird es allerhöchste Zeit, darüber nachzudenken, diese Tätigkeiten auszulagern! Nicht, weil du die Dinge nicht machen könntest, sondern weil es für dich wichtigere Aufgaben gibt, um voranzukommen. 

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Eine virtuelle Assistenz bezeichnet eine Person, die administrative oder organisatorische Aufgaben für Einzelunternehmer, Mittelstand oder auch größere Unternehmen übernehmen. Virtuelle Assistenten arbeiten normalerweise online und nutzen E-Mail, Zoom, Slack oder Projektmanagement-Tools für die Kommunikation mit ihren Kunden.

Aufgaben können unter anderem Backoffice Tätigkeiten sein, wie Terminbuchung, Reiseplanung, Dateneingabe, Texterstellung, Kundenkommunikation, Recherchen und viele andere administrative Tätigkeiten. Je nach Spezialisierung können auch ganz andere Bereiche abgedeckt werden wie E-Mail-Marketing, Webdesign, Podcast-Service und vieles mehr.

Der Vorteil einer virtuellen Assistenz liegt darin, dass sie es Unternehmen ermöglicht, Unterstützung zu erhalten, ohne einen festen Mitarbeiter einstellen zu müssen. Eine Buchung über einzelne Stunden oder Stundenpakete hilft dabei, die Kosten im Überblick zu behalten.

5 Gründe, warum du eine Virtuelle Assistentin brauchst:

Du gewinnst Zeit

Das ist immer der erste Punkt, der einem bei dem Thema „Arbeit abgeben“ einfällt. Gib dir selbst die Möglichkeit, dich auf die Dinge in deinem Unternehmen zu konzentrieren, die dieses voranbringen. Wenn du dich damit weiterentwickeln möchtest, wirst du auf Dauer nicht die Zeit haben, Routineaufgaben selbst zu erledigen. 

Oft kann eine Assistenz dein Business langfristig unterstützen, da sie viele Dinge viel schneller und routinierter erledigen kann. Dinge, für die wir selbst oft länger brauchen, da wir nicht die Zeit haben, uns dort ständig fortzubilden und die nicht unsere Hauptaufgaben sind.

Zeit ist das wichtigste, was wir haben: Nutze die gewonnene Zeit für alles, was dir wirklich wichtig ist! Denke dabei auch an dich, deine Gesundheit, deine Familie, deine Freunde.

Du sparst Kosten

Auch, wenn du vor der Ausgabe zurückschreckst: Die Investition in eine Virtuelle Assistenz rechnet sich für dich! Überlege einfach, was du in der gewonnenen Zeit, in der deine VA Routineaufgaben für dich erledigt, alles erledigen kannst. Hinzu kommt, dass eine VA dich deutlich flexibler macht, als ein Mitarbeiter in Festanstellung: Du musst dir keine Gedanken machen um Arbeitgeberanteile, Urlaubsgeld, Gehaltsfortzahlung bei Krankheit, Investitionen in einen Arbeitsplatz und Arbeitsgeräte entfallen. Du zahlst nur für die geleisteten Stunden und kannst die Ausgabe somit nach deinem Budget festlegen.

Ich kenne diesen Gedanken nur zu gut: Ich muss doch erst genug verdienen, damit ich Arbeit abgeben kann. Aus heutiger Sicht weiß ich, dass ich selbst viel zu lang damit gewartet habe! Wie sehr habe ich es gefeiert, als ich das das erste Mal ausprobiert habe!! Da konnte ich einfach meine Jobs erledigen und jemand anderes hat die Routineaufgaben für mich erledigt. Noch dazu viel schneller und besser als ich das gekonnt hätte. Daher mein absoluter Tipp: Warte nicht zu lang und probier es einfach mal aus. Das kann ja auch einfach erstmal für ein paar Stunden im Monat sein.

Du kannst flexibler agieren

Eine Virtuelle Assistentin ist, nach Absprache, oft sehr flexibel und an neuen Themen interessiert. Eure Zusammenarbeit ergibt sich aus deinen Bedürfnissen und ihren zeitlichen Kapazitäten. Es gibt verschiedenste Modelle der Zusammenarbeit: Die Abrechnung kann stundenweise erfolgen, in Stundenpaketen oder auch nach einem Projekt erfolgen. Das Beenden der Zusammenarbeit ist auch deutlich einfacher, als wenn es sich um ein festes Angestelltenverhältnis handelt. Die Arbeitszeiten sind flexibler zu gestalten und um Fortbildungen kümmert sich die VA selbst.

Du bekommst eine hoch motivierte Unterstützung

Die Motivation Virtueller Assistentinnen ist hoch, denn als Selbstständige sind auch sie interessiert daran, ihr Unternehmen voranzubringen. Sie arbeiten zuverlässig und engagieren sich für ihre Kunden, denn dies führt zum Erfolg ihres eigenen Unternehmens. Zufriedene Kunden, Empfehlungen und ein positives Feedback sind die beste Werbung für eine VA.

Du profitierst von einer Portion Extra-Wissen

Virtuelle Assistenten verfügen häufig über eine Menge Fähigkeiten und Erfahrungen. Darüber hinaus bilden sie sich ständig fort und sammeln mit jedem Kunden neue Erfahrungen. Das ist deine Chance: Profitiere von ihrem Können und Spezialwissen.

Selbst, wenn „deine“ VA ein Gebiet einmal nicht abdecken kann, so sind VAs doch häufig gut untereinander vernetzt und kennen sich – das ist wieder ein Plus für dich: Profitiere vom VA Netzwerk. Egal aus welchem Bereich, es gibt für jede Dienstleistung Experten.

Wo kannst du eine virtuelle Assistenz finden?

Mittlerweile gibt es eine Menge Möglichkeiten, Wege und Plattformen, die dir bei der Suche helfen können:

1. Online-Jobbörsen: Es gibt zahlreiche Plattformen wie Upwork, Fiverr oder Strandschicht, auf denen Freelancer ihre Dienstleistungen anbieten und gefunden werden können. Ich erwähne diese Portale, da sie einfach alle kennen, das wäre für mich jedoch nicht der erste Ort der Suche – meines Erachtens gibt es bessere Wege.
2. Social-Media-Gruppen: Hier gibt es spezielle Gruppen und Foren, in denen sich VAs und potenzielle Auftraggeber vorstellen und kennenlernen können. Ein tolles Beispiel dafür ist die Gruppe Virtuelle Assistenz suchen und finden von Fidan Güntürkün.
3. Empfehlungen: Man kann in seinem Netzwerk nach Empfehlungen für VAs fragen. Oft kennen Menschen in der eigenen Branche oder im persönlichen Umfeld bereits qualifizierte VAs und können diese weiterempfehlen. 
4. VA-Agenturen: Es gibt Agenturen, die sich auf die Vermittlung von VAs spezialisiert haben. Diese Agenturen können dabei helfen, einen passenden VA für die eigenen Bedürfnisse zu finden. Hier nenne ich als Beispiel gern die Plattform VA Finden.
5. Online-Recherche: Durch eine einfache Google-Suche nach „Virtuelle Assistenz“ oder „VA“ können zahlreiche Ergebnisse und Websites von VAs angezeigt werden. Deine Suchbegriffe kannst du auch eingrenzen, indem du die gesuchte Dienstleistung an den Suchbegriff anhängst, also zum Beispiel „Virtuelle Assistenz Backoffice“ oder „Podcast-Service“ oder andere, die für dich gerade infrage kommen.

Wie erfolgt eine remote Zusammenarbeit?

Das ist inzwischen überhaupt kein Problem mehr: Eine virtuelle Zusammenarbeit erfolgt in der Regel über online Kommunikations per E-Mail, Videokonferenz und weitere Online Tools.

Hier sind einige typische Schritte, die bei der virtuellen Zusammenarbeit üblicherweise stattfinden:

1. Kommunikation: Erfolgt über verschiedene digitale Kanäle, um Aufgaben zu besprechen, Informationen auszutauschen oder sich über den aktuellen Stand von Projekten zu informieren (E-Mail, Video-Calls, Projektmanagementtools).
2. Aufgabenverteilung: Dafür werden Projektmanagement-Tools (Asana, Notion, Meistertask, Trello…) oder gemeinsame Dokumente genutzt. Dadurch behalten alle Teammitglieder den Überblick über ihre Aufgaben und den Fortschritt des Projekts.
3. Dateiaustausch: Dateien und Dokumente werden online geteilt und gemeinsam bearbeitet. Dies kann über Cloud-Speicher oder Projektmanagement-Tools erfolgen, die die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.
4. Online-Meetings: Videokonferenzen (Zoom, Teams, Skype) ermöglichen den Austausch von Informationen, Arbeiten mit geteiltem Bildschirm oder werden auch zur Problemlösung oder zum Brainstorming genutzt.
5. Feedback und Bewertung: Gegenseitiges Feedback ist wichtig für die weitere Zusammenarbeit und auch, um Prozesse zu optimieren. Im Anschluss an die Zusammenarbeit darf gern eine Bewertung abgegeben werden. Fällt sie negativ aus, sollte dies in einem direkten Gespräch geklärt werden. Über positive Bewertungen oder auch Testimonials freut sich deine VA auf jeden Fall und das kannst du schnell und unkompliziert auf den entsprechenden Bewertungsplattformen wie Google, ProvenExpert oder auch den jeweiligen Social-Media-Kanälen hinterlassen.
6. Mein Tipp: Mach dir schon im Vorfeld einen Plan! Erstelle in deinem Arbeitsalltag bei Routineaufgaben Anleitungen, Checklisten oder auch kleine Video-Tutorials. Dann kannst du das hinterher ruckzuck abgeben, sparst dir Rückfragen und Wiederholungen. Das bedeutet zwar einmal mehr Arbeit, lohnt sich aber langfristig auf jeden Fall. 

Was kostet eine virtuelle Assistenz? 

Das ist für alle, die Arbeit abgeben wollen, eine wichtige Frage: Zum einen soll die Qualität der Arbeit hoch sein, zum anderen die Kosten in einem überschaubaren Rahmen bleiben. An dieser Stelle kann ich auch von meinen eigenen Erfahrungen berichten, die dafür die Sichtweise von beiden Seiten enthalten (sowohl als Auftragnehmer als auch als Auftraggeber).

Die Kosten variieren, je nach individuellen Anforderungen, Fähigkeiten und Standort. Oft gibt es Angebote auf Stundenbasis, je nach Art des Auftrages auch als Paket- oder Projektpreis. Einige Dienstleistungen können tatsächlich schon für wenige Euro pro Stunde angeboten werden oder auch auf jeden Fall bis ca. 100 Euro hochgehen. 

Für mich ist wichtig, dass die ganze Sache Hand und Fuß hat: Jemand, der für wenige Euro pro Stunde arbeitet, hat entweder nicht kalkuliert oder unfassbar geringe Lebenshaltungskosten – aber auch dann ist das alles andere als sinnvoll. Aber ganz ehrlich: Wie soll sich jemand mit so einem geringen Stundensatz über Wasser halten? Wie sollen Fortbildungen finanziert werden? Von Rücklagen ganz zu schweigen… 

Das werde ich auf jeden Fall niemals unterstützen, denn qualitativ hochwertige Arbeit muss auch entsprechend bezahlt werden. Natürlich will auch ich nicht über den Tisch gezogen werden, aber ich denke, es ist klar, was ich meine.

Es ist auf jeden Fall wichtig, sich ganz genau umzuschauen, Angebote einzuholen und einen Blick auf die Qualifikationen und Referenzen zu werfen, um sicherzustellen, dass Preis und Leistung zusammenpassen. Was mir persönlich fast noch wichtiger ist: Es muss unbedingt menschlich passen.

Ich werde sehr oft nach Empfehlungen für VAs gefragt und ich versuche jedes Mal mir zu überlegen, welche Personen hier ein perfektes Team bilden würden. Klappt nicht immer, ist mir aber schon einige Male gelungen, was mich immer ganz besonders freut.

Welche Aufgaben kann eine VA für dein Business übernehmen?

Ein paar Ideen für Aufgaben, die du vielleicht auslagern möchtest:

• das Backoffice
• deine Social-Media-Kanäle optimieren und betreuen (Facebook, Instagram, LinkedIn …)
• deine Website / deinen Blog pflegen und betreuen
• Landingpages erstellen
• E-Mail Marketing: Newsletter erstellen und versenden
• Onlinekurse erstellen
• Ads erstellen
• Grafiken, Bilder und Layout erstellen / bearbeiten
• Texte Korrektur lesen
• Seminarunterlagen vorbereiten
• Veranstaltungen planen
• Podcasts / Videos bearbeiten
• Content erstellen
• Übersetzungen erarbeiten
• vorbereitende Buchhaltung erledigen
• Statistiken erarbeiten u.v.m.

Nimm dir einfach ein bisschen Zeit und notiere dir sofort, wenn dir eine Aufgabe auffällt, die du nicht unbedingt selbst erledigen musst.

Was spricht noch für eine externe Unterstützung?

Die Erfahrungen einer Virtuellen Assistentin und die Tatsache, dass die Abläufe in deinem Unternehmen für sie neu sind, birgt eine weitere Chance: Eine VA betrachtet deine Arbeitsabläufe aus einem anderen Blickwinkel und liefert dir, ohne den berühmten „Tunnelblick“, Tipps zur Optimierung deiner Abläufe. Manchmal braucht man auch einfach mal jemanden, der sich mit dir über dein Unternehmen unterhält und dich unterstützt.

Überlege dir, ob es für dich sinnvoll sein könnte, Unterstützung zu suchen. Du bekommst wieder mehr Gelegenheit, an dem Erfolg deines Unternehmens zu arbeiten, statt Routineaufgaben abzuarbeiten. Es ist wichtig, dir zu überlegen, welche Arbeiten sich für das outsourcen eignen. Du bestimmst weiterhin, in welche Richtung es mit deinem Unternehmen geht, behältst die Fäden in der Hand und optimierst deine Prozesse.

Fazit: Selbstständig sein bedeutet nicht, alles selbst zu machen!

Es geht für dich darum, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen, aber auch zu erkennen, wann es sinnvoll ist, Aufgaben an andere zu delegieren. Um langfristig erfolgreich zu sein, brauchst du ein Team von Fachleuten um dich herum. Und damit meine ich nicht, dass du als Unternehmer ein Team an Festangestellten brauchst, wenn das nicht dein Ziel ist. Ich musste selbst lernen, Arbeit abzugeben – und das, obwohl ich selbst einen Start als VA hatte.

An welchem Punkt stehst du? Wachstum und/oder Überforderung? Zuviel Routine? Auf der Suche nach dem Fokus? Wo würdest du gern entlastet werden? Nur wenn es dir selbst gut geht, wird auch dein Unternehmen vorankommen.